Aan het einde van het project dien je het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in. Dit is mogelijk tot maximaal vier weken na de realisatietermijn van 18 maanden. Aan de hand van de kosten die zijn gemaakt tijdens het project, stelt het SNN het definitieve subsidiebedrag vast.

De subsidie kan nooit hoger zijn dan het bedrag dat in de verleningsbeschikking is toegekend. Vallen de kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd.

Vaststelling VIA indienen

Behandelproces vaststelling

• Een eindverslag van de reeds uitgevoerde werkzaamheden.
• Urenregistraties. 
• Een loonstaat of loonstrook per medewerker waaruit het bruto (jaar)loon en omvang van het dienstverband blijkt. Deze documenten dienen aangeleverd te worden voor ieder jaar dat er uren worden gedeclareerd. In het geval van een loonstrook dienen de loonstroken van de eerste en laatste maand aangeleverd te worden, waarin de medewerker uren heeft gemaakt ten behoeve van het project. Als het loon tussentijds wijzigt dan dient een loonstrook aangeleverd te worden van de eerste maand na de wijziging.
• Facturen en betalingsbewijzen (indien sprake van kosten derden). 
• Getekende overeenkomst met de onafhankelijke deskundige (indien van toepassing.) 
• Bewijsstukken waaruit blijkt dat is voldaan aan de publicatieverplichtigen.