Hulp bij een VIA-subsidie

Dit is een overzicht van alle ondernemingen die in verbinding staan met jouw onderneming en hoe zij tot elkaar in verhouding staan. Dit wordt ook wel een ‘verband van ondernemingen’ genoemd.

Hoe ziet zo’n structuur er dan uit?

De juridische organisatiestructuur geeft schematisch alle ondernemingen weer. Hierin staan ook de deelnemingspercentages genoemd. Een deelnemingspercentage geeft aan hoeveel procent de ondernemingen met elkaar verbonden zijn.

Verder geeft de juridische organisatiestructuur per onderneming de volgende bedrijfsgegevens weer:

• aantal fte;
• de jaaromzet;
• het balanstotaal.

Deze gegevens zijn van het meest recente jaar en allemaal van hetzelfde jaartal.

Voorbeeld van een juridische organisatiestructuur 
 

Beoordeling van de structuur

Tijdens het beoordelen van de door jouw aangeleverde juridische organisatiestructuur kijken wij naar vier onderdelen. Namelijk:

• Of er bijzonderheden van belang zijn. Bijvoorbeeld: is er een andere onderneming in het verband van ondernemingen die al eens een aanvraag heeft ingediend? Wordt er een deskundige ingehuurd die ook in het verband zit?
• Wat de bedrijfsgrootte is van jouw onderneming. Meer hierover vind je op onze kennisbank.
• Gaat een andere onderneming in het verband van ondernemingen ook kosten maken voor jouw project? Wij kijken wat de verhouding is tussen deze ondernemingen. Meer hierover vind je in het artikel over de instemmingsverklaring.
• Bij sommige subsidies moeten wij toetsen of de onderneming financieel gezond is. Met behulp van de juridische organisatiestructuur kunnen wij zien welke ondernemingen wij moeten toetsen.

Dit betekent in ieder geval dat je ook daadwerkelijk de middelen hebt om te kunnen starten met de uitvoering van het project. Het moet daarom bij de indiening van je aanvraag duidelijk zijn dat je de kosten kunt betalen.

Het zou natuurlijk zonde zijn als je er tijdens de uitvoering van je project achter komt dat je het project niet kunt betalen. Door van te voren al aan te tonen dat je dit kunt, voorkom je zo’n situatie

Wat moet ik onderbouwen?

Hieronder leggen wij met een overzicht van kosten uit hoe wij beoordelen of jouw onderneming de kosten kan betalen. Deze kosten worden in de tekst onder de afbeelding beschreven.

Uit dit voorbeeld blijkt dat je zelf uren gaat investeren (€ 50.000) en dat je € 100.000 aan externe kosten gaat betalen. Deze externe kosten bestaan uit € 80.000 voor inhuren deskundige en € 20.000 aan huurkosten. Je komt daarmee op een totaalbedrag van € 150.000.

Bij het indienen van je aanvraag willen wij zien dat je deze externe kosten ook daadwerkelijk kunt betalen tijdens het project (dus dat je het project kunt financieren).

De belangrijkste punten op een rij:

• In totaal ontvang je een subsidiebedrag van € 67.500.
• Zodra je aanvraag verleend wordt, krijg je 40% van het subsidiebedrag uitbetaald (werkvoorschot). Dit is een bedrag van € 27.000.
• De rest van de subsidie wordt uitbetaald zodra het project is uitgevoerd en de kosten dus gemaakt zijn.

Dit betekent dat je bij je aanvraag in ieder geval moet onderbouwen dat je € 73.000 aan externe kosten kunt betalen tijdens het project (€ 100.000 externe kosten - € 27.000 werkvoorschot). Om hier zeker van te zijn, willen wij hiervan bij de indiening van jouw aanvraag een onderbouwing zien.

Hoe onderbouw ik dit?

Het is aan jou met welke documenten je dit onderbouwt. Voorbeelden waarmee je dit kunt aantonen:

• Een recente rekening-courant waaruit blijkt hoeveel middelen je op de bank hebt.
• Een jaarrekening waaruit blijkt dat er voldoende vermogen in de onderneming zit om de kosten te dekken.
• Een overzicht van opdrachten die op dit moment lopen waar op korte termijn liquide middelen uit voortkomen.

Goed om te weten: de verklaring financiële moeilijkheden is opgedeeld per entiteit. Dit artikel gaat in op de eigen vermogenstoets voor ondernemingen met de entiteit BV of NV die bij het behandelen van de aanvraag langer dan 3 jaar bestaan. 

Heeft jouw onderneming een andere rechtsvorm dan een BV of een NV? Ga dan direct door naar het kopje ‘verklaring financiële moeilijkheden’ en lees wat voor jou van toepassing is.

Is jouw onderneming financieel gezond?

Een voorwaarde om voor subsidie in aanmerking te komen, is dat je onderneming niet in financiële moeilijkheden is. Je bent niet in financiële moeilijkheden als het totaal eigen vermogen hoger is dan de helft van het geplaatst aandelenkapitaal plus de agioreserve.

Dit betekent dat je alleen in aanmerking kunt komen voor subsidie als je onderneming financieel gezond is. Dit beoordelen wij onder andere aan de hand van het eigen vermogen in de jaarrekening.

Hoe wordt beoordeeld of mijn onderneming in financiële moeilijkheden is?

Hiervoor wordt een toets uitgevoerd. Deze toets wordt uitgevoerd voor de onderneming die de aanvraag indient en alle ondernemingen die hieraan verbonden zijn.

Er is sprake van een verbondenheid bij een aandelenbezit van meer dan 50%. Bij verbondenheid kunnen ondernemingen binnen de groep invloed op elkaar uitoefenen. Dit betekent dat wij de verbonden ondernemingen als één geheel zien (verband van ondernemingen). Het is daarom belangrijk om eerst te kijken naar hoe het verband van ondernemingen is opgebouwd.

Stap 1: kijk naar hoe het verband van ondernemingen is opgebouwd

We gaan uit van een verband van ondernemingen waarbij ondernemingen aan elkaar verbonden zijn en langer dan drie jaar bestaan. Dit komt namelijk in de meeste gevallen voor. Bestaat jouw onderneming korter dan drie jaar? Dan is de toets niet van toepassing. Tenzij één verbonden onderneming wel langer dan 3 jaar bestaat. Dan wordt alsnog het hele verband van ondernemingen getoetst.

Aan de hand van bovenstaand structuur, moeten de volgende ondernemingen meegenomen worden in de toets:

• De aanvrager in de afbeelding hierboven is 100% verbonden is met Beheer B.V. Doordat het verband groter is dan 50%, is Beheer B.V. een verbonden onderneming van de aanvrager.
• Onderneming Y voor 75% verbonden met Beheer B.V. Dit betekent dat onderneming Y verbonden is aan de aanvrager via Beheer B.V.
• Beheer B.V. 100% verbonden met Holding B.V. Dit maakt dat Holding B.V. ook bij het verband van ondernemingen hoort. Naast de aanvrager zijn daarom Beheer B.V., Holding B.V. en Onderneming Y onderdeel van de toets.
• Onderneming X is voor 25% verbonden met Beheer B.V. (dus minder dan 50%). Onderneming X hoeft daarom niet worden meegenomen in de toets. Deze onderneming is géén verbonden onderneming.

Stap 2: kijk aan de hand van de jaarrekening naar het eigen vermogen

Kijk hierbij specifiek naar het geplaatst aandelenkapitaal, agioreserve en de overige elementen van het eigen vermogen.

Stap 3: voer de toets uit

Hierboven zie je een voorbeeld van een onderneming die niet in financiële moeilijkheden is. Uit dit voorbeeld blijkt dat het totaal eigen vermogen € 68.000 is. Er is namelijk sprake € 18.000 aan geplaatst aandelenkapitaal plus agioreserve en € 50.000 aan overige elementen van het eigen vermogen.

Dit betekent dat het totaal eigen vermogen minimaal € 9.000 moet zijn. Het eigen vermogen moet voor een positieve uitkomst van de toets namelijk minimaal de helft van het geplaatst aandelenkapitaal plus agioreserve zijn. In dit voorbeeld is het geplaatst aandelenkapitaal en de agioreserve samen € 18.000. De helft hiervan betreft € 9.000.

Was in bovenstaand voorbeeld het totaal eigen vermogen lager dan de helft van het geplaatst aandelenkapitaal plus agioreserve? Dan is de onderneming wel in financiële moeilijkheden.                                                                                                                

Welke jaarrekening moet ik aanleveren?

Het makkelijkste is om de toets uit te voeren aan de hand van een geconsolideerde jaarrekening op groepsniveau. Hierin zijn alle verbonden ondernemingen een onderdeel van de groepscijfers. In het voorbeeld is dit op het niveau van Holding B.V. Is in deze jaarrekening één verbonden onderneming niet meegenomen? Lever voor deze onderneming dan nog apart een enkelvoudige jaarrekening aan.

Is er helemaal geen geconsolideerde jaarrekening aanwezig? Dan ontvangen wij graag alle enkelvoudige jaarrekeningen in combinatie met een consolidatiestaat (het samenvoegen van de jaarrekeningen van meerdere ondernemingen). Op deze manier kan de toets op groepsniveau uitgevoerd worden.

Verder is het van belang dat je de meest recente jaarrekening aanlevert. Dit zodat de toets op basis van de meest recente situatie kan worden uitgevoerd.

Verklaring financiële moeilijkheden

Om duidelijkheid te krijgen of jouw onderneming wel of niet in financiële moeilijkheden is, vragen wij bij het indienen van een aanvraag naar een ingevulde verklaring financiële moeilijkheden. Zo weet je voordat je een aanvraag indient of je voldoet aan deze voorwaarde (en dus in aanmerking komt voor de subsidie).

Je kunt de verklaring hier vinden. 

Is er sprake van verbonden ondernemingen? Dan kun je deze verklaring invullen op groepsniveau op basis van de geconsolideerde jaarrekening. Is er geen geconsolideerde jaarrekening aanwezig? Dan kun je hiervoor de consolidatiestaat gebruiken.

NB: Dit document dient te worden aangeleverd door zowel de penvoerder, als de projectpartner. 

Laten we beginnen met het verschil tussen verloning en niet-verloning.

Je kunt jouw eigen uren of die van je personeel meenemen als subsidiabele kosten. Deze uren moeten dan uiteraard wel betrekking hebben op het project. Je kunt deze kosten op twee manieren meenemen:

• Je ontvangt loon (verloning). Het uurtarief wordt berekend op basis van een loonstrook. Vul dit document in om het uurtarief te berekenen.
• Je ontvangt geen loon (niet-verloning). Lees hieronder wat dit precies inhoudt. 

Wanneer kom ik in aanmerking voor niet-verloning?

Bij niet-verloning wordt er ook wel gesproken over eigen arbeid (een bijdrage in natura). Je kunt dan gebruik maken van een vaste uurtarief van € 39. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• Er is geen sprake van een dienstverband (dus je ontvangt maandelijks geen vast salaris op basis van een loonstrook).
• Er is sprake van het ontvangen van winst uit de onderneming. Dit geldt voor een eigenaar, bestuurder of aandeelhouder. Uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel blijkt vaak de rol van deze persoon.

Ontvang je ergens anders in het verband van ondernemingen wel loon? Bijvoorbeeld bij een partner- en/of verbonden onderneming? Dan is het niet mogelijk om gebruik te maken van het vaste uurtarief. Het loon wordt dan berekend op basis van de loonstrook.

Voorwaarde

Een belangrijke voorwaarde bij niet-verloning is dat de subsidie niet hoger mag zijn dan de totale subsidiabele uitgaven. Dit is exclusief de eigen arbeid (bijdrage in natura).

Out of pocket kosten

De kosten zonder eigen arbeid worden ook wel “out of pocket” kosten genoemd. Dit zijn kosten die daadwerkelijk gemaakt en betaald worden door de aanvrager.

Uit dit voorbeeld blijkt dat er sprake is van € 20.000 eigen arbeid en € 6.000 out of pocketkosten. Dit komt op € 26.000 totale kosten. De subsidie op basis van de totale kosten komt op € 11.700 (45% van de totale kosten) .

De out of pocketkosten zijn € 6.000. Daarom mag de subsidie niet hoger zijn dan € 6.000. In dit geval wordt de subsidie aangepast naar € 6.000.

Verklaring niet-verloning

Als je voor je project gebruik wilt maken van het vaste uurtarief, dan moet je een verklaring niet-verloning aanleveren. Zo kunnen wij beoordelen of je hier gebruik van mag maken. Je kunt hier het formulier vinden.

Een voorwaarde van de VIA-subsidie is dat de subsidie ten goede komt aan de aanvragende onderneming. Dit betekent dat deze onderneming alle kosten moet maken. De subsidie wordt vervolgens bepaald aan de hand van deze kosten. Dit betekent in principe dat kosten die andere ondernemingen in het verband van ondernemingen maken voor het project niet meegenomen kunnen worden.

Kunnen deze kosten dan helemaal niet meegenomen worden?

Jawel! Er zijn twee manieren om deze kosten toch mee te kunnen nemen:

1. De onderneming toevoegen aan de verleningsbeschikking (goedkeuring van de subsidie): de onderneming wordt ook aanvrager.
2. Doorbelasten: de aanvragende onderneming maakt uiteindelijk de kosten.

De onderneming toevoegen aan de verleningsbeschikking

Bij een aandelenbezit van 25% of meer kan de onderneming die ook kosten gaat maken worden toegevoegd aan de verleningsbeschikking. Hierdoor wordt de onderneming ook aanvrager. Hierbij is het wel belangrijk om te weten dat deze onderneming op dezelfde manier getoetst wordt als de aanvragende onderneming. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de mkb-toets of de toets financiële moeilijkheden.

Om te bepalen of de onderneming toegevoegd kan worden aan de verleningsbeschikking, kun je een instemmingsverklaring invullen. Je vindt de verklaring hier. Door het ondertekenen van deze verklaring stemmen beide ondernemingen in dat de onderneming die ook kosten gaat maken ook aanvrager wordt.

Doorbelasten

Wil of kan de onderneming die ook kosten gaat maken niet worden toegevoegd aan de verleningsbeschikking? Bijvoorbeeld als de onderneming buiten Noord-Nederland gevestigd is? Dan is het mogelijk om deze kosten door te belasten. Hierdoor maakt de aanvragende onderneming uiteindelijk alsnog de kosten. Dit moeten wij wel kunnen controleren. Hieronder zetten wij de belangrijkste punten op een rij.

Facturen

Bij facturen controleren wij of de kosten zijn doorbelast zonder dat hier winst op gemaakt wordt. Zodra de kosten zijn gemaakt, hebben wij de volgende stukken nodig:

• Factuur en betalingsbewijs van de crediteur en de onderneming die de kosten heeft gemaakt.
• Doorbelastingsfactuur en betalingsbewijs van de onderneming die de kosten heeft gemaakt aan de aanvragende onderneming.

Hieronder een voorbeeld van hoe dit er uit ziet:

1. Een verbonden onderneming heeft een factuur van de crediteur ontvangen van € 2.000 voor de aanschaf van materialen voor het prototype.
2. De verbonden onderneming betaalt dit bedrag aan de crediteur.
3. De verbonden onderneming stuurt een factuur van € 2.000 aan de aanvragende onderneming.
4. De aanvragende onderneming betaalt € 2.000 aan de verbonden onderneming.

Wanneer de factuur van de verbonden onderneming aan de aanvragende onderneming hoger ligt dan € 2.000, dan is er sprake van ‘winstopslag’. Dit zal dan door ons gecorrigeerd worden.

Uren

Voor het doorbelasten van uren is het belangrijk om eerst naar de verhouding te kijken tussen de ondernemingen:

• Is er sprake van een aandelenbezit tussen de 0% en 50%? Dan kun je deze kosten tegen je gebruikelijke tarief doorbelasten.
• Is er sprake van een aandelenbezit van meer dan 50%? Dan kun je de kosten doorbelasten aan de hand van de loonstrook. Hierbij is er geen sprake van winstopslag.

De uren kun je declareren als ‘kosten derden’. Als bewijs van doorbelasting moet je een factuur, betalingsbewijs en urenregistratie aanleveren. Zo kunnen wij beoordelen of de kosten gemaakt zijn.

Is er van bovenstaande geen sprake? Neem dan even contact met ons op. Dan kijken we samen hoe deze kosten mee kunnen in het project.