“Alleen ga je sneller, samen kom je verder” – samenwerkingsproject ontwikkelt VR-crisistraining met subsidie MIT R&D Samenwerking

Voor het managen van een crisis is het belangrijk dat crisisfunctionarissen inzicht hebben in hun TRM-skills. “Daar kunnen ze mee aan de slag tijdens de gebruikelijke crisisoefeningen,”, zegt Dick Kol, coördinator Bevolkingszorg, Risico- en Crisiscommunicatie bij Veiligheidsregio Amsterdam – Amstelland. “Maar daarbij zijn ze zich vaak ook bewust van de vele ogen die op hen gericht zijn. Bovendien gaat alles tijdens zo’n oefening snel en dynamisch waardoor het niet altijd makkelijk is om terug te halen wat je precies gedaan en gezegd hebt.'

"We krijgen met deze methodiek meer mogelijkheden om fijnmazig te oefenen" - Dick Kol van Veiligheidsregio Amsterdam - Amstelland

Om dit beter te kunnen trainen zijn Scherp in Veiligheid en VR-specialist Greenpill, beiden gevestigd in Heerenveen, samen met Veiligheidsregio Amsterdam – Amstelland een trainingsmethode aan het ontwikkelen waarin de deelnemers zich helemaal kunnen focussen op hun eigen gedrag. Deze techniek is nog in ontwikkeling en wordt dus nog niet door de veiligheidsregio gebruikt. Maar zij zien zeker mogelijkheden en kansen.

Alles meten

In de VR-training, die nu in ontwikkeling is, wordt het tegenspel gegenereerd door AI. Tijdens het oefenen wordt er met een biofeedbackmeting een schat aan data verzameld, waardoor de deelnemers meer inzicht krijgen in hun eigen gedrag. “We kunnen met deze combinatie van technieken echt alles meten, terwijl de deelnemers aan het oefenen zijn”, zegt Dick. “We meten niet alleen hun hartslag maar bijvoorbeeld ook hun houding, de reactie van hun ogen, de klank van hun stem, noem maar op. Met al deze data bij elkaar kan AI vaststellen wat voor de deelnemers de lastige momenten in de oefening zijn en wat de specifieke gedragsmomenten zijn waar zij sterk op reageren.”

"Het is fijn als de deelnemers de oefening terug kunnen kijken. Dat geeft hen meer inzicht in zichzelf en de manier waarop anderen hen zien." - Peggy Wolfgang van Veiligheidsregio Amsterdam - Amstelland

“Bovendien kunnen de deelnemers de oefening terugkijken”, zegt Peggy Wolfgang, adviseur Multidisciplinair Opleiden Trainen Oefenen bij de afdeling Crisisbeheersing van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland. “Daardoor krijgen zij meer inzicht in zichzelf en zien zij hoe anderen hen zien.” Dick: “Met al die feedback bij elkaar kan AI de oefening op maat bijsturen en krijgen we meer mogelijkheden om fijnmazig te oefenen.”

Subsidie MIT R&D Samenwerking

Scherp in Veiligheid en Greenpill ontvangen over een periode van 2 jaar de subsidie MIT R&D Samenwerking. Zij gebruiken deze subdie om de trainingsmethode samen met crisisorganisaties op te zetten en verder door te ontwikkelen. “We vinden het belangrijk om dit soort samenwerkingsprojecten in onze regio te stimuleren”, zegt Annigje Faber, projectleider van het team Kennis & Innovatie bij het SNN. “Wij willen in het Noorden een goed innovatieklimaat creëren waarbij de focus ligt op ontwikkelingen die maatschappelijke problemen of uitdagingen oplossen. Bedrijven kunnen daarom subsidie aanvragen voor duurzame en innovatieve projecten die echt bijdragen aan de vraagstukken waar wij in Nederland mee te maken krijgen. Daarvoor maken we gebruik van verschillende KIA’s, Kennis en Innovatie agenda’s, die zich focussen op een bepaald maatschappelijk probleem of een maatschappelijke uitdaging.”

Scherp in Veiligheid en Greenpill hebben deze subsidie in de eerste plaats toegekend gekregen omdat er veel innovatie in dit project zit. “We merken dat ondernemers vaak veel goede ideeën hebben die op de plank blijven liggen, omdat de ontwikkeling duur is. Met deze subsidie willen we hen ondersteunen zodat ze deze stap tot ontwikkeling wel kunnen zetten”, zegt Annigje. Ook is de kwaliteit van de samenwerking tussen de twee partijen als hoog beoordeeld. “Elk bedrijf heeft zijn eigen kwaliteiten. We zien vaak dat bedrijven in een tunnel terecht kunnen komen als zij iets alleen ontwikkelen. Daarom is het krachtig als bedrijven samenwerken en beide hun eigen expertise inzetten. Zo kunnen ze gebruik maken van elkaars kwaliteiten. Alleen ga je soms sneller, maar samen kom je verder, is onze filosofie. In dit project werken Scherp in Veiligheid en Greenpill op een gelijkwaardige manier met elkaar samen. Na het afronden van het project hebben zij samen niet alleen een mooi product in handen, maar kunnen zij de onderzoeksresultaten ook toepassen in hun verdere bedrijfsactiviteiten. Een win-win situatie.”

Meer trainen

In dit project ligt de focus op het trainen van de TRM-skills. Richard Kamphuis, eigenaar van Scherp in Veiligheid, zegt dat deze methodiek meer voordelen biedt en dat er dus meerdere redenen kunnen zijn om deze methodiek in te zetten. “Het geeft crisisorganisaties ook de mogelijkheid om meer te trainen. We zien bijvoorbeeld dat sommige crisisfunctionarissen weinig ingezet worden, waardoor zij weinig ervaring opdoen. Bovendien is de personeelsmutatie hoog. Er wordt wel geoefend, bijvoorbeeld in een CoPI-week. Maar het kost veel tijd, mankracht en middelen om zo’n oefening op te zetten."

"Met deze nieuwe trainingsmethodiek kan een heel team oefenen met één instructeur of zelfs zonder instructeur" - Richard Kamphuis van Scherp in Veiligheid

"Met deze nieuwe trainingsmethodiek kan een heel team oefenen met één instructeur of zelfs zonder instructeur. Alle deelnemers oefenen op hun eigen persoonlijke niveau. Het is geen vervanging van fysieke crisisoefeningen maar wel een goede aanvulling. Als mensen al goed getraind zijn in een VR-omgeving, beginnen ze beter voorbereid aan een CoPI-training en halen ze daar meer uit.”

Ontwikkeling

De trainingsmethode is op dit moment volop in ontwikkeling. Greenpill heeft inmiddels een virtuele trainingsomgeving nagebouwd die lijkt op de werkruimte van een CoPI – het Commando Plaats Incident. Dit is de plek waar hulpdiensten tijdens een crisissituatie samenkomen om de inzet te coördineren.

Zodra een deelnemer, bijvoorbeeld een Officier van Dienst Bevolkingszorg (OvD-BZ), de VR-bril opzet, bevindt hij zich direct in deze CoPI-omgeving. Daar ontmoet hij digitale teamleden, zoals de leider van het CoPI en andere Officieren van Dienst van onder andere de politie, brandweer en GHOR – de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio.

Natuurlijk weet je als deelnemer dat dit geen echte personen zijn, maar de virtuele omgeving is zó realistisch vormgegeven dat je er helemaal in op kunt gaan. “Toch doet dat geen afbreuk aan de beleving”, zegt Romaric Gautier, accountmanager bij Greenpill. “Je kunt het vergelijken met het kijken naar een Netflix-serie. Bij een Netflix-serie weet je ook dat het niet echt is. Toch kun je helemaal opgaan in het verhaal.”

Greenpill en Scherp in Veiligheid zijn deze personages nu verder door aan het ontwikkelen zodat zij reactief op de deelnemer kunnen reageren. “We maken hier zelf stappen in én we zien dat de techniek zich razendsnel ontwikkelt. Daardoor is er steeds meer mogelijk”, zegt Rob Westra, allround 3D-Artist bij Greenpill. Bij een VR-training is het bijvoorbeeld belangrijk dat de digitale personages snel en op een natuurlijke manier op de deelnemer reageren. “Dat is mogelijk doordat de techniek op de VR-bril draait”, legt Rob uit. “

Je verliest dus geen tijd omdat de bril contact moet maken met internet of via een draad met een andere locatie. We zorgen er bovendien voor dat het AI-model specifiek voor deze setting getraind wordt. Er zit dus alleen informatie in het model dat voor deze training relevant is. Ook dat draagt eraan bij dat de personages snel en natuurgetrouw kunnen reageren. De trainingen worden op maat gemaakt doordat de klant er kennis aan toevoegt. Tijdens de training hebben de trainers de beschikking over een controleboard waarmee zij de personages kunnen bijsturen.”

Inleren

Greenpill werkt in deze ontwikkeling nauw samen met Scherp in Veiligheid en met de veiligheidsregio Amsterdam – Amstelland. “De veiligheidsregio levert telkens vijf variabelen aan, bijvoorbeeld vijf scenario’s of vijf perspectieven”, zegt Richard. “Wij werken dat uit in verhaallijnen en Greenpill zorgt ervoor dat de AI-modellen met deze informatie ingeleerd worden. Vervolgens delen we het resultaat met de veiligheidsregio en daar krijgen we feedback op. Dat geeft ons weer input om een nieuwe verbeterslag te maken. Zo ontwikkelen we deze methodiek echt samen.”

Scherp in Veiligheid en Greenpill zouden het waardevol vinden als meer crisisorganisaties zich het komend jaar aansluiten bij dit project. “Het zou goed zijn als ook veiligheidsregio’s uit andere delen van het land zich aansluiten”, zegt Romaric. “Dat zorgt ervoor dat het AI-model ook getraind wordt met scenario’s uit andere regio’s.”

Richard zou het ook goed vinden als andere crisisorganisaties zich aansluiten, bijvoorbeeld zorginstellingen, waterschappen of Rijkswaterstaat. “Liaisons van dat soort organisaties komen weinig met een CoPI in aanraking. Het is belangrijk om dat te oefenen, zodat zij beslagen ten ijs komen als zij tijdens een crisis een keer in een CoPI moeten zijn.”

Meer veiligheidsregio’s

Ook Dick zou het goed vinden als meer veiligheidsregio’s zich aansluiten. “We hebben als veiligheidsregio’s soms de neiging om allemaal onze eigen producten te ontwikkelen. Het is krachtiger om de handen ineen te slaan en samen te werken in de ontwikkeling van nieuwe producten.”

Natuurlijk vraagt het om een tijdsinvestering om in zo’n vroeg stadium al mee te denken over de ontwikkeling van een nieuwe techniek. Toch ziet Dick dit ook als een kans. “Als je in een vroeg stadium al meedenkt, heb je nog veel invloed op de basiselementen. Daardoor kun je ervoor zorgen dat de methodiek naadloos aansluit op de elementen die voor jouw organisatie belangrijk zijn.”

Peggy noemt nog een tweede argument om aan te haken bij deze ontwikkeling. “Crisisfunctionarissen krijgen veel trainingen en oefeningen aangeboden. Nieuwe trainingsmethodes kunnen de deelnemers prikkelen en verleiden om weer aan de slag te gaan met onderwerpen waar ze al bekend mee zijn. Dus met deze trainingsmethode heb je hen weer iets nieuws te bieden, waardoor de kans groter is dat mensen gemotiveerd en enthousiast blijven.”

Veel kansen

Wat de techniek uiteindelijk zal brengen is nog koffiedik kijken. Dick en Peggy zien wel veel kansen en mogelijkheden. “Ik kan me bijvoorbeeld voorstellen dat het NIPV veel aan deze methodiek heeft, omdat je leiders CoPI hier uniformer mee kunt toetsen”, zegt Dick. “Ook kan ik me voorstellen dat je met deze methodiek beter kunt leren wanneer het tijd is voor aflossing, omdat je eigenlijk te moe bent om nog door te gaan. Je kunt met deze methodiek namelijk goed meten wanneer de deelnemers hun scherpte verliezen. Door daar regelmatig mee te trainen gaan mensen dat uiteindelijk zelf beter aanvoelen.”

DE MIT R&D Samenwerking stimuleert innovatieve ontwikkelingen. Dit project draagt bij aan de KIA Gezondheid en zorg. Overkoepelend draagt het bij aan de doelstellingen uit de RIS3. Hierin staan transities centraal die belangrijk zijn voor Noord-Nederland, zoals in deze de transitie ‘van zorg naar (positieve) gezondheid’

Dit verhaal, geschreven door Maaike Tindermans, is eerder gepubliceerd door De Crisismanager.