7 tips voor een succesvolle subsidieadministratie

Publicatie datum:
Leestijd:
1 minuut leestijd

Een goede administratie is onmisbaar voor een soepele afhandeling van je subsidie. 

Of je nu een ondernemer, instelling of particulier bent, met deze tips houd je overzicht, voorkom je vertraging en vergroot je de kans op een succesvolle vaststelling. 

7 tips voor een succesvolle subsidieadministratie

  1. Zorg dat je administratie direct op orde is zodra je start met je project of investering. Achteraf alles bij elkaar zoeken kost veel tijd en vergroot de kans dat je documenten mist. 

  2. Houd offertes, facturen, betaalbewijzen, contracten en rapportages goed georganiseerd. Zo kun je altijd aantonen welke kosten je hebt gemaakt en wanneer dat is gebeurd. 

  3. Werk je met eigen uren of met uren van medewerkers? Zorg dan dat je de bestede tijd aan het project goed vastlegt. Hoe je dit precies moet doen, verschilt per subsidieregeling. Controleer daarom altijd in de voorwaarden van de subsidie hoe je uren moet registreren en aan welke eisen die registratie moet voldoen. 

  4. Leg regelmatig vast wat er is gedaan, wanneer dat is gebeurd en wat het resultaat was. Dit helpt niet alleen bij de vaststelling van de subsidie, maar ook bij de interne evaluatie van je project. 

  5. Zorg dat facturen volledig zijn betaald en dat dit ook zichtbaar is in je administratie, bijvoorbeeld via bankafschriften. Onvolledige betalingen of ontbrekende bewijsstukken kunnen vertraging opleveren bij de beoordeling. 

  6. Bewaar alles digitaal op één centrale plek. Geef bestanden duidelijke namen, zoals “Factuur_BedrijfX_15januari2025.pdf”. Zo vind je ze snel terug als er om extra informatie wordt gevraagd. 

  7. Zorg dat je alle documenten en bewijzen aanlevert vóór de deadline voor vaststelling. Een volledige aanvraag helpt om de beoordeling sneller en soepeler te laten verlopen. 

💡 Extra tip

Lees vooraf goed de voorwaarden van jouw specifieke subsidieregeling. Soms gelden er aanvullende eisen of uitzonderingen. Twijfel je over wat er nodig is? Neem dan op tijd contact op met het SNN. Zo voorkom je verrassingen aan het einde van je project. 

Terug naar het overzicht