Innoveren VIA softwareontwikkeling (2021 plus)
*35%* subsidie voor een softwarematig product of dienst of proof-of-concept software
Over de Subsidie
Ja dit mag.
Let op: de deskundige moet ingeschreven staan in een handelsregister. Voor een buitenlandse partij moet je dus aantonen dat deze partij in een handelsregister staat ingeschreven. Je kunt hier een bewijs van aanleveren bij je aanvraag.
Bij niet-verloning wordt er ook wel gesproken over eigen arbeid (een bijdrage in natura). Je kunt dan gebruik maken van een vaste uurtarief van € 39,00. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:
- Er is geen sprake van een dienstverband (dus de persoon ontvangt maandelijks geen vast salaris op basis van een loonstrook)
- Er is sprake van het ontvangen van winst uit de onderneming (dit geldt voor een eigenaar, bestuurder of aandeelhouder). Uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel blijkt vaak de rol van deze persoon.
Bij een project met niet-verloning mag het subsidiebedrag niet meer bedragen dan het bedrag aan subsidiabele kosten zonder eigen arbeid.
Je kunt dan wel een aanvraag indienen, maar de samenwerkingspartner wordt geen subsidieontvanger. Dit betekent dat alleen de onderneming in Noord-Nederland het subsidiebedrag ontvangt waar de onderneming recht op heeft.
Let op: de gegevens en de begrote kosten van de samenwerkingspartner worden wel beoordeeld (een voorwaarde is bijvoorbeeld dat géén van de ondernemingen meer dan 70% van de kosten mag maken). De kosten van de samenwerkingspartner tellen niet mee voor de berekening van de hoogte van de subsidie.
Voorbeeld:
- Onderneming A is gevestigd in Noord-Nederland. Onderneming A heeft € 125.000 aan kosten begroot.
- Onderneming B is gevestigd buiten Noord-Nederland. Onderneming B heeft € 75.000 aan kosten begroot.
Samen hebben onderneming A en onderneming B € 200.000 aan kosten begroot. Alle kosten worden beoordeeld, maar alleen de kosten van onderneming A zijn subsidiabel. De maximale subsidie betreft daarom € 62.500 (€ 125.000 * 50%). Hierbij wordt door één van de ondernemingen niet meer dan 70% van de kosten gemaakt (€ 125.000 / € 200.000 * 100% = 62,5%). Hiermee voldoen de ondernemingen aan de voorwaarden van de regeling.
Het prototype is alleen bedoeld om het werkingsprincipe van de innovatie aan te tonen. Het is niet toegestaan om het prototype na afloop door te ontwikkelen tot een eindproduct. Dit betekent ook dat de materialen die in het prototype zijn verwerkt niet gebruikt mogen worden voor andere doeleinden.
Je mag het prototype na afloop wel gebruiken voor verdere testen of als demonstratiemodel.Liever niet. De subsidie wordt verleend aan de statutaire naam zoals deze staat ingeschreven in de Kamer van Koophandel.
Als je dus een aanvraag indient met de handelsnaam van jouw onderneming, dan passen wij dit aan naar de statutaire naam.
Het subsidiebedrag wordt berekend op basis van de subsidiabele begrote kosten en het subsidiepercentage waar je recht op hebt.
Is dit een ander bedrag dan het bedrag dat je hebt aangevraagd? Dan passen wij dit bedrag aan naar waar je recht op hebt.Er kunnen niet meer kosten verleend worden dan de kosten die je hebt begroot.
Wij beoordelen wel of deze kosten subsidiabel zijn. Daarom is het goed om ons hierover te informeren. De begroting zal dan afgetopt worden naar het bedrag dat je hebt opgegeven bij het indienen van de aanvraag. Als tijdens het project blijkt dat er kosten wegvallen die bij aanvraag wel zijn begroot, dan kun je deze kosten aanvullen met de kosten die je meer ging maken dan oorspronkelijk gedacht.
Documenten Algemeen
Nee. Voor het indienen van een aanvraag zijn er documenten nodig die je met pen moet ondertekenen en inscannen.
Tip: mogelijk kun je bij een copyshop of bij iemand die wel een printer heeft de documenten printen, ondertekenen en inscannen.Maak dan een duidelijke foto van het document. Je kunt deze foto naar jezelf mailen, opslaan en vervolgens uploaden bij je aanvraag
Nee. Een fysieke handtekening is vereist (elke handtekening is dus uniek).
Ja, dit mag als je kunt aantonen dat de paraaf van deze persoon is. Dit kan bijvoorbeeld met een parafenlijst met de paraaf van deze persoon en de handtekening.
Nee, je hoeft het ondertekeningsformulier niet aan te leveren als je inlogt met eHerkenning. Maak je geen gebruik van eHerkenning? Dan moet je het formulier wél aanleveren bij je aanvraag.
Projectplan
Hiermee zorg je ervoor dat er geen belangrijke informatie over je project ontbreekt bij de aanvraag. Zo verloopt de beoordeling van je aanvraag sneller en soepeler.
Let op! Het is belangrijk dat je alle vragen in het projectplan overneemt en herkenbaar en in de aangegeven volgorde beantwoordt.
We raden je sterk af om af te wijken van het format projectplan. Door af te wijken van het format loop je risico dat er benodigde informatie ontbreekt bij de aanvraag, waardoor de aanvraag niet compleet is.
Bankafschrift
Met het bankafschrift controleren we of de subsidie ook daadwerkelijk op de rekening wordt gestort van de onderneming die de aanvraag indient.
Op het bankafschrift moeten wij de volgende gegevens kunnen zien:
- het bankrekeningnummer (IBAN) van de onderneming die de aanvraag indient;
- de naam van de onderneming;
- het logo van de bank.
Verband van ondernemingen
In de meeste gevallen maakt de aanvrager deel uit van een verband van ondernemingen. Dit is het geval wanneer de onderneming geen zelfstandig bedrijf is. Dit zijn alle ondernemingen zoals ook opgenomen in de juridische organisatiestructuur.
Een partneronderneming bezit minstens 25% en hoogstens 50% van de aandelen of stemrechten van een andere onderneming of is voor minstens 25% en hoogstens 50% in bezit van een andere onderneming.
Deze drempel van 25% geldt niet wanneer dat percentage in handen is van openbare participatiemaatschappijen, risicokapitaalmaatschappijen, personen die geregeld risicokapitaal beleggen, universiteiten of onderzoekscentra zonder winstoogmerk, of institutionele beleggers (met inbegrip van regionale ontwikkelingsfondsen) op voorwaarde dat deze niet als verbonden onderneming worden beschouwd. Een participatie- of risicokapitaalmaatschappij is een onderneming die specifiek als doelstelling heeft het nemen van participaties en deelnemingen in andere ondernemingen en eventueel het al dan niet deelnemen aan het bestuur van die ondernemingen. Op het moment dat de participatiemaatschappij meer dan 50% van de aandelen heeft, verandert dit. Dan hebben zij in principe overheersende zeggenschap. In dit geval wordt de participatiemaatschappij een ‘verbonden onderneming’.
Bij meer dan 50% spreken we van een verbonden onderneming.
Een onderneming beschouwen we voor de de-minimis als een verbonden onderneming als sprake is van zeggenschap over de andere onderneming(en). Als de ene onderneming zeggenschap heeft over een andere onderneming beschouwen we beide ondernemingen als één onderneming voor de de-minimis. Het maakt niet uit of de ondernemingen een fiscale eenheid zijn.
In de de-minimisverordening is het als volgt beschreven:
Eén onderneming omvat voor de toepassing van deze verordening alle ondernemingen die ten minste één van de volgende banden met elkaar onderhouden:
a. één onderneming heeft de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van een andere onderneming;
b. één onderneming heeft het recht de meerderheid van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een andere onderneming te benoemen of te ontslaan;
c. één onderneming heeft het recht een overheersende invloed op een andere onderneming uit te oefenen op grond van een met die onderneming gesloten overeenkomst of een bepaling in de statuten van laatstgenoemde onderneming.
d. één onderneming die aandeelhouder of vennoot is van een andere onderneming, heeft op grond van een met andere aandeelhouders of vennoten van die andere onderneming gesloten overeenkomst als enige zeggenschap over de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van laatstgenoemde onderneming.Ondernemingen die via één of meer andere ondernemingen één van de in de eerste alinea, onder a. tot en met d., bedoelde banden onderhouden, worden ook als één onderneming beschouwd.
Dit zijn alle ondernemingen die meer dan 50% verbonden zijn met elkaar.
Juridische organisatiestuctuur
Met de juridische organisatiestructuur krijgen wij een volledig inzicht in het verband van ondernemingen van de onderneming die de aanvraag indient. Wij toetsen op basis hiervan:
- welke ondernemingen mee moeten in de beoordeling voor de toets financiële moeilijkheden;
- of er op basis van de mkb-cijfers voldaan wordt aan de definitie van een mkb-onderneming;
- of er nog bijzonderheden zijn die we mee moeten nemen in de beoordeling van de aanvraag (wordt er bijvoorbeeld een deskundige ingehuurd die ook in het verband zit? Of is er een andere onderneming in het verband van ondernemingen die al eerder een aanvraag heeft ingediend?);
- indien er een andere onderneming in het verband van ondernemingen ook kosten gaat maken voor het project dan kunnen wij in de structuur zien hoe deze ondernemingen met elkaar verbonden zijn.
Dit bestaat uit de structuur van het verband van ondernemingen. Deze moet schematisch worden weergegeven inclusief de deelnemingspercentages. Per onderneming moeten de volgende gegevens worden genoemd op basis van de meest recente gegevens (voor elke onderneming voor hetzelfde jaartal):
- aantal fte;
- de jaaromzet;
- het balanstotaal.
In dit geval dien je de volgende gegevens van je onderneming aan te leveren (op basis van de meest recente gegevens):
- aantal fte;
- de jaaromzet;
- het balanstotaal.
Mkb-toets
Je bent een mkb-onderneming wanneer:
- er bij de onderneming minder dan 250 fte werkzaam zijn en
- de jaaromzet de € 50 miljoen of
- de jaarlijkse balanstotaal de € 43 miljoen niet overschrijdt.
Wanneer er binnen jouw onderneming meer dan 250 fte werkzaam zijn, ben je geen mkb-onderneming. Je bent ook geen mkb-onderneming wanneer zowel jouw jaaromzet de € 50 miljoen als de balanstotaal de € 43 miljoen overschrijdt.
Je bent een micro-onderneming wanneer er bij jouw onderneming:
- minder dan 10 fte werkzaam zijn en
- je jaaromzet de € 2 miljoen of
- je balanstotaal de € 2 miljoen niet overschrijdt
Je bent een kleine onderneming wanneer er bij jouw onderneming:
- minder dan 50 fte werkzaam zijn en
- je jaaromzet de € 10 miljoen of
- je balanstotaal de € 10 miljoen niet overschrijdt
De-minimissteun
De de-minimisverordening is een Europese Vrijstellingsverordening op grond waarvan onder andere subsidie kan worden verleend zonder dat dit staatssteun oplevert. De regeling op grond waarvan je subsidie aanvraagt valt hieronder. Je moet daarom een verklaring invullen hoeveel subsidie aan jouw bedrijf of groep van bedrijven is verleend. Je mag tot € 300.000 aan de-minimis steun ontvangen over een bepaalde periode.
Voor de volgende branches gelden afwijkende bedragen:
- Visserij en aquacultuur - € 30.000
- Primaire productie van landbouwproducten - € 20.000
Meer informatie vind je op de website van Europa Decentraal
De-minimissteun checklist
De vragen in de verklaring zijn bedoeld om te kijken hoeveel de-minimissteun jouw onderneming mag ontvangen. Standaard mag jouw onderneming de-minimissteun van maximaal € 300.000 ontvangen.
Voor een aantal sectoren geldt hier een uitzondering op en is er een ander maximum steunbedrag van toepassing. De eerste vraag in de verklaring is bedoeld om te kijken of dit voor jouw onderneming het geval is.
Is de onderneming actief in een van de onderstaande sectoren, dan geldt een ander maximum:
- visserij;
- primaire productie van landbouwproducten;
- verwerking en afzet van landbouwproducten.
Zo kan aan een onderneming in de visserij- en aquacultuursector maximaal € 30.000 aan de-minimissteun worden verleend. Voor de landbouwsector kan een maximaal steunbedrag van € 20.000 worden gegeven aan primaire producenten van landbouwproducten.
In de tweede vraag in de verklaring wordt gevraagd of jouw onderneming onderdeel is van een groep van verbonden ondernemingen. De maximale de-minimissteun die jouw onderneming mag ontvangen geldt namelijk voor alle verbonden ondernemingen in jouw groep.
Is jouw onderneming een verbonden onderneming? Dan vink je ‘ja’ aan. Is jouw onderneming niet verbonden met andere ondernemingen? Dan vink je ‘nee’ aan.Lees in de rest van de veelgestelde vragen over de de-minimissteun meer over verbonden ondernemingen.
Verklaring
In de verklaring wordt gevraagd om een begindatum van de periode in te vullen. De periode die hier bedoeld wordt is: de afgelopen drie jaren vanaf de datum waarop je deze verklaring ondertekent. Dit is de periode waarin je onderneming het maximale bedrag aan de-minimissteun mag ontvangen. Je bepaalt de begindatum van deze periode door de datum van ondertekening van de verklaring te nemen en dan drie jaar terug te rekenen.
Voorbeeld: Stel dat de datum van ondertekening van de verklaring 31 januari 2024 is. Dan reken je drie jaar terug en is de begindatum van de periode 31 januari 2021. Dit is dan de datum die je invult. Bestaat jouw onderneming korter dan drie jaar? Vul dan de datum in waarop jouw onderneming is opgericht.
Als je de begindatum van de periode hebt berekend ga je na of jouw onderneming (of een verbonden onderneming) vanaf deze datum tot aan de datum van indiening de-minimissteun heeft ontvangen. Kies daarna de optie op de verklaring die van toepassing is: geen de-minimissteun is toegekend of de-minimissteun is toegekend.
Geen de-minimissteun is toegekend
Dit vakje vink je aan als jouw onderneming (of een verbonden onderneming) geen de-minimissteun heeft ontvangen in de berekende periode.De-minimissteun is toegekend
Heb je in de berekende periode wel de-minimissteun ontvangen? Dan vink je dit vakje aan. Vervolgens geef je aan of je de-minimissteun hebt ontvangen van andere instanties en/of van het SNN. Als je de-minimissteun hebt ontvangen van andere instanties lever je een kopie van dat besluit aan. Als je de-minimissteun hebt ontvangen van het SNN vul je de projectnummers in. Vervolgens tel je alle bedragen dat je aan de-minimissteun hebt ontvangen bij elkaar op. Dit totaalbedrag vul je in bij ‘Voor een totaalbedrag van’.Ondertekening
De laatste stap is het invullen van de gegevens van jouw onderneming. Dit is de onderneming waarvoor je de subsidie aanvraagt. Vervolgens vul je je eigen gegevens, de plaats van ondertekening en de datum van het invullen van de de-minimisverklaring in. Als laatste zet je je handtekening. Dit doe je met een pen. Een digitale handtekening is niet toegestaan.
Jaarrekening
Een voorwaarde om voor subsidie in aanmerking te komen is dat je onderneming niet in financiële moeilijkheden is. Dit betekent dat je alleen in aanmerking kunt komen voor subsidie als je onderneming financieel gezond is. Dit beoordelen wij aan de hand van een jaarrekening. Daarnaast kunnen wij uit deze jaarrekening opmaken of er voldoende vermogen is om het project financieel te kunnen dragen.
In dit geval ontvangen wij graag een gedocumenteerde onderbouwing van hoe je de begrote kosten van het project gaat dragen. Dit kan door middel van de volgende documenten:
- Aangifte IB (inkomstenbelasting): hiermee kun je aantonen hoeveel winst je hebt gemaakt.
- Openingsbalans: hiermee kun je aantonen hoe de financiële situatie op dit moment is.
Ja, wij moeten beoordelen of er voldoende vermogen is om het project financieel te kunnen dragen. Wij ontvangen graag een onderbouwing van hoe je de begrote kosten van het project gaat dragen. Dit kan door middel van (één van) de volgende documenten:
- Aangifte IB (inkomstenbelasting): hiermee kun je aantonen hoeveel winst je hebt gemaakt.
- Openingsbalans: hiermee kun je aantonen hoe de financiële situatie op dit moment is.
Ja:
- Bij een zelfstandige onderneming lever je de meest recente enkelvoudige jaarrekening aan.
- Bij een verband van ondernemingen lever je de meest recente geconsolideerde jaarrekening op groepsniveau aan.
- Als je onderneming korter dan 3 jaar bestaat ten tijde van het indienen van de aanvraag dan hoef je geen jaarrekening aan te leveren.
- Als je onderneming langer dan 3 jaar bestaat ten tijde van het indienen van de aanvraag dan ben je verplicht om een jaarrekening aan te leveren.
In dit geval ontvangen wij graag alle enkelvoudige jaarrekeningen in combinatie met een consolidatiestaat. Op deze manier kan de toets financiële moeilijkheden op groepsniveau uitgevoerd worden.
Is er geen consolidatiestaat aanwezig? Neem dan even contact met ons op, dan kijken wij met je mee.
In de eerste plaats volstaat dit niet, tenzij de accountant een verklaring afgeeft waarin staat dat de definitieve cijfers niet zullen afwijken van de conceptcijfers.
Ja. Als één van de ondernemingen binnen het verband van ondernemingen langer dan 3 jaar bestaat, dient de toets financiële moeilijkheden voor het gehele verband (>50% verbondenheid) te worden uitgevoerd. Voor deze ondernemingen lever je dus ook een jaarrekening aan (meest recent).
Is er nog geen jaarrekening? Lever dan een beginbalans aan.
Verklaring financiële moeilijkheden
Een voorwaarde om voor subsidie in aanmerking te komen is dat je onderneming niet in financiële moeilijkheden is. Om duidelijkheid te krijgen of de onderneming wel of niet in financiële moeilijkheden is, vragen wij bij het indienen van een aanvraag naar een ingevulde verklaring financiële moeilijkheden. Zo weet je voordat je een aanvraag indient of je voldoet aan deze voorwaarde (en dus in aanmerking komt voor de subsidie).
Om te toetsen of de onderneming in financiële moeilijkheden is, dien je het beslisschema van de verklaring te doorlopen. De verklaring lever je vervolgens volledig ingevuld en ondertekend aan bij het indienen van je aanvraag.
Is er sprake van verbonden ondernemingen? Dan kun je deze verklaring invullen op groepsniveau op basis van de geconsolideerde jaarrekening. Is er geen geconsolideerde jaarrekening aanwezig? Dan kun je hiervoor de consolidatiestaat gebruiken.
Het is dan helaas niet mogelijk om een VIA-subsidie aan te vragen.
Kosten andere onderneming
De subsidie dient ten goede te komen aan de onderneming die de aanvraag indient. Als een partner- en/of verbonden onderneming binnen hetzelfde verband van ondernemingen ook kosten maakt voor het project, dan komen deze kosten alleen voor subsidie in aanmerking als:
- De onderneming wordt toegevoegd aan de aanvraag middels een instemmingsverklaring. Met deze verklaring stemt je in dat de aangegeven onderneming mede-subsidie ontvanger wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een medewerker die vanuit een bovenliggende holding werkzaamheden verricht voor het project. Door het invullen van deze verklaring ga je akkoord met het toevoegen van deze partij aan de verleningsbeschikking. De onderneming die wordt toegevoegd aan de verleningsbeschikking wordt mede-subsidieontvanger of
- De kosten worden doorbelast aan de onderneming die de aanvraag indient. Dit betekent dat de onderneming die de aanvraag indient uiteindelijk de betreffende kosten gemaakt en betaald heeft. Als bewijs van de doorbelasting moet een factuur en betalingsbewijs worden aangeleverd waaruit blijkt dat de kosten zijn doorbelast.
Als je ervoor kiest om de onderneming toe te voegen aan de aanvraag met een instemmingsverklaring, dan kun je bij het indienen van je aanvraag deze onderneming al meenemen in de aanhef van de aanvraag.
Dit doe je als volgt: naam aanvrager / naam onderneming die je wilt toevoegen.
Offerte
Voor externe kosten zoals het inhuren van een deskundige of huurkosten moet je altijd een offerte aanleveren. Dit doe je bij het indienen van je aanvraag.
Heb je voor materiaalkosten € 5.000 of hoger voor een bepaald onderdeel begroot? Dan moet je hiervoor ook een offerte aanleveren.
Let op: wij kunnen bij de inhoudelijke beoordeling altijd een offerte opvragen als dit nodig is. Dus ook materiaalkosten lager dan € 5.000 of voor andere kostensoorten.
Wij kunnen dan het volgende beoordelen:
- Of de kosten aansluiten met de inhoud van het project.
- Of de kosten aansluiten met het begrote bedrag.
- De marktconformiteit van de kosten.
- De deskundigheid en onafhankelijkheid (indien van toepassing).
- Een specificatie van de kosten.
- In het geval van huurkosten: wat er gehuurd wordt, en voor welk bedrag en voor welke periode
- In geval van het inschakelen van een deskundige: het aantal uren, het uurtarief en de activiteiten - De offerte moet gericht (geadresseerd) zijn aan de onderneming die de aanvraag indient.
- De kosten worden weergegeven exclusief BTW (er kan geen subsidie worden verstrekt over BTW).
- De contactgegevens en het KvK-nummer van de onderneming die de offerte uitbrengt (dit voor de controle van de onafhankelijkheid. Daarnaast stelt de regeling dat de deskundige ingeschreven dient te zijn in het Handelsregister).
Bij het ontbreken van bovengenoemde informatie wordt de offerte helaas als ongeldig verklaard.
- Een specificatie van de kosten.
Wij moeten beoordelen of de begrote kosten subsidiabel zijn. Voor bijvoorbeeld het inhuren van een deskundige willen wij weten wie deze partij is, wat voor werkzaamheden deze partij gaat uitvoeren en voor welk uurtarief. Voor materiaalkosten moeten wij weten hoe je op het begroot bedrag bent gekomen.
Als er geen offerte is, dan kun je de kosten ook onderbouwen met bijvoorbeeld mailcontact met de partij waaruit de prijs blijkt, een prijsopgave of een afbeelding van een webshop.
Nee. Je mag pas een verplichting aangaan nadat je het project bij ons hebt ingediend. Als je de offerte eerder hebt ondertekend, dan voldoet je aanvraag niet aan de voorwaarden.
Machtiging
Wanneer je de aanvraag niet zelf indient, maar dit uitbesteedt aan een intermediair (bijvoorbeeld je boekhouder of een subsidieadviseur), dan moet je daarvoor een machtiging afgeven. Met deze machtiging geef je de intermediair toestemming om de aanvraag namens jou in te dienen. Het afgeven van een machtiging doe je met een machtigingsformulier.
Je kunt het formulier downloaden op onze website. Ga op onze website naar de subsidie die je wilt aanvragen en klik op 'aanvragen'. Hier staan de documenten vermeld die je nodig hebt voor je aanvraag, waaronder het te downloaden machtigingsformulier.
De intermediair mag alleen de ondertekening van de aanvraag ondertekenen.
Compleetheid van de aanvraag
Jouw aanvraag is compleet als alle gevraagde documenten bij de aanvraag zijn toegevoegd én deze correct en volledig zijn ingevuld en ondertekend.
Voorschot
Je kunt in het eLoket een voorschotverzoek aanvragen.
Wanneer je akkoord krijgt op jouw subsidieaanvraag, ontvang je de verleningsbeschikking. Ook krijg je dan standaard een werkvoorschot van 40% van de subsidie.
Daarnaast kun je nog een tweede voorschot aanvragen op basis van de gemaakte en betaalde kosten. Dit kan tot maximaal 40% van de verleende subsidie.Nee. In dit geval declareer je alleen nog de gemaakte en betaalde kosten die gemaakt zijn na het voorschotverzoek.
Wijzigingsverzoek
Is er tijdens het project een wijziging? Of heb je meer tijd nodig om het project uit te voeren? Dien dan een wijzigingsverzoek in. Je kunt dit doen in het eLoket. Wij zullen de wijziging vervolgens beoordelen.
In de voorwaarden van de subsidie staat binnen welke termijn het project moet zijn uitgevoerd. Als je nog geen gebruik hebt gemaakt van deze maximale uitvoeringstermijn, dan kun je met een wijzigingsverzoek verlenging aanvragen. Zorg bij je verzoek tot verlenging voor een goede onderbouwing. Wij zullen de wijziging vervolgens beoordelen.
Het is mogelijk om tijdens het project een andere externe deskundige in te huren. Hiervoor kun je een wijzigingsverzoek indienen met de offerte van de nieuwe externe deskundige. Wij zullen vervolgens beoordelen of er sprake is van onafhankelijkheid en deskundigheid.
In bepaalde gevallen is het mogelijk dat je zelf de vrijgekomen uren gaat vullen. Ook dan moet je dit doorgeven middels een wijzigingsverzoek. Hierin moet een motivatie staan waarin duidelijk wordt dat je zelf de kennis en kunde bezit om de werkzaamheden uit te voeren.- Hoger: de subsidie wordt nooit hoger vastgesteld dan de verleende subsidie.
- Lager: de subsidie wordt vastgesteld op basis van de gemaakte en betaalde kosten.
Vaststelling
Nee. In dit geval declareer je alleen nog de gemaakte en betaalde kosten die gemaakt zijn na het voorschotverzoek.
De subsidiabele loonkosten worden berekend door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met het uurtarief. Het uurtarief wordt berekend op basis van de loonstroken van de eerste en de laatste maand waarin de medewerker uren voor het project heeft gemaakt.
Is het loon in deze periode gewijzigd? Dan hebben we ook een loonstrook nodig van de eerste maand na de wijziging. Zorg ervoor dat het bruto jaarloon op de loonstrook staat.Dit wordt berekend op basis van het bruto jaarloon. Hier tellen wij 32% bij op voor werkgeverslasten. Over dit nieuwe bedrag worden 15% overheadkosten berekend. De uitkomst delen we door 1720 uur op basis van een 40-urige werkweek.
Je kunt per medewerker een regel aanmaken voor de periode waarbij er sprake is van hetzelfde uurtarief. Als er sprake is van een wijziging in het loon dan kun je deze uren in een nieuwe regel aanmaken.
Bijvoorbeeld:
Medewerker X:
- Januari 2020 tot en met juli 2020: 300 uur voor een uurtarief van € 30,16
- Augustus tot en met december: 100 uur voor een uurtarief van € 34,00De medewerker en de leidinggevende moeten beiden de urenregistraties accorderen.
De medewerker accordeert eigen uren en geeft hiermee aan dat zij klaar zijn met uren schrijven en dat het correct is uitgevoerd.
De leidinggevende is iemand die tekenbevoegd is vanuit zijn/haar functie om de uren van de medewerker te accorderen en geeft hiermee aan dat de nacalculatie akkoord is en dat uitbetaling en facturatie gedaan kan worden.
Als er geen leidinggevende is, bijvoorbeeld in het geval van een eenmanszaak, dan kunnen de uren geaccordeerd worden door bijvoorbeeld de samenwerkingspartner binnen het project of de huisaccountant.
Tip: let op dat wij kunnen zien van wie de handtekening is en op welke datum de handtekening is gezet.Voor subsidieprojecten gefinancierd vanuit Europese Structuur- en Investeringsfondsen (ESI-fondsen) geldt dat de loonkosten subsidiabel zijn tot een maximum van 1.720 uren per kalenderjaar. Dit is op basis van een fulltime dienstverband (40 uren per week). Bij minder dan 40 uren per week berekenen we het maximum aantal uren naar rato. Dit geldt ook als je minder dan een kalenderjaar aan een project werkt.
Let op: werk je aan meerdere subsidieprojecten binnen de ESI-fondsen binnen hetzelfde kalenderjaar? Dan tel je alle uren die een medewerker maakt bij elkaar op.
Voorbeeld
Wij controleren per medewerker hoeveel uren er in een kalenderjaar gedeclareerd zijn. Hierbij kijken we naar alle subsidieprojecten waarin de medeweker uren heeft gemaakt. Blijkt hieruit dat er voor een medewerker in een jaar bijvoorbeeld 1.800 uren zijn gedeclareerd? Dan corrigeren wij 80 uren.Dit kan door er bijvoorbeeld een liniaal naast het affiche te houden of andere objecten waaruit blijkt wat de grootte van het affiche is.
- naam en adres van je bedrijf;
- naam en adres van de leverancier of deskundige;
- datum;
- factuurnummer;
- het bedrag exclusief btw;
- omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- betalingskenmerk zodat we weten om welke factuur het gaat;
- hetzelfde bedrag als op de factuur;
- de datum van betaling;
- dat jouw bedrijf de factuur heeft betaald;
- naam van het bedrijf dat je betaalt;
- dit moet dezelfde naam zijn als op de factuur.
Een batchbetaling is een betaling van meerdere facturen in één keer. In dit geval lever je naast het betaalbewijs van de batchbetaling ook de batchbetalingslijst aan. Uit de batchbetalingslijst blijkt uit welke facturen en bedragen de batchbetaling is opgebouwd. Wij kunnen dan controleren of de factuur is opgenomen in de batchbetaling.
Ja. Je hebt een bewaarplicht van 10 jaar na ontvangst van de subsidie.