Ga naar de inhoud
  • (050) 5224 900
  • info@snn.nl
  • Leonard Springerlaan 15
    9727 KB Groningen
 

7 tips voor een succesvolle subsidieadministratie

Afgelopen week organiseerden wij een bijeenkomst voor ondernemers die een VIA- of KEI-subsidieaanvraag hebben lopen. Ze kregen tips en tricks om hun subsidieadministratie makkelijker en beter bij te houden. Bijkomend voordeel is dat hun projecten hierdoor sneller kunnen worden vastgesteld. Was je er niet bij? Geen probleem, want we hebben de belangrijkste punten voor je op een rijtje gezet.

1. Schrijf op wat je doet

Is je project afgerond? Dan checken wij of het volgens plan is uitgevoerd. Dit moet blijken uit je verslag. Schrijf daarom bij elke stap op wat je doet, waarom je dit zo doet en hoe het is gegaan. Vermeld het ook als je plannen zijn gewijzigd. Een format van het eindverslag van de VIA-subsidie kun je hier vinden (bij vaststelling even naar beneden scrollen naar het kopje downloads). Je kunt hier een format voor de KEI-subsidie vinden (ook onder het kopje downloads). Vergeet niet dat iedereen je verslag moet kunnen begrijpen. En heb je een deskundige ingehuurd voor advies? Dan moet diegene ook een verslag maken van zijn of haar werkzaamheden.

2. Heb je een overeenkomst opgesteld? Vergeet deze dan niet te tekenen!

In de overeenkomst moet staan welke partijen meewerken, wat zij gaan doen en wat er bij afronding van het project door hen wordt afgeleverd. En ook niet onbelangrijk: wanneer de overeenkomst ingaat. Tot slot willen we zien wie de overeenkomst heeft getekend en op welke datum.

3. Niet wachten, maar meteen invoeren in de declaratiemodule

Heb je kosten gemaakt en betaald? Voeg je facturen en betalingsbewijzen direct toe in de declaratiemodule van je project. Dan hoef je dit niet meer te doen na afronding van je project. Dit scheelt een hoop werk en vermindert het risico op fouten.

Wil je je administratie buiten het eLoket bijhouden? Dan kun je gebruik maken van een template van het eLoket. Vul de template in en importeer hem als je zover bent in de declaratiemodule. Kijk voor meer uitleg in deze handleiding (bij vaststelling onder het kopje nieuwe declaratiemodule) van de declaratiemodule.

4. Bewaar al je facturen en betalingsbewijzen

Ja, zelfs nadat je alles hebt ingevoerd in de declaratiemodule. Zo kun je ons laten zien dat de gedeclareerde kosten daadwerkelijk gemaakt en betaald zijn. Op een factuur moet de volgende informatie staan: 

  • Naam en adres van je bedrijf;
  • Naam en adres van de leverancier of deskundige;
  • Datum;
  • Factuurnummer;
  • Het bedrag exclusief btw;
  • Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
  • En bij KEI-projecten ook een urenspecificatie.

Op een betaalbewijs moet de volgende informatie staan:

  • Betalingskenmerk zodat we weten om welke factuur het gaat;
  • Hetzelfde bedrag als op de factuur;
  • Datum van betaling;
  • Dat jouw bedrijf de factuur heeft betaald;
  • Naam van het bedrijf dat je betaalt;
    • Dit moet dezelfde naam zijn als op de factuur.
  • Zit je factuur in een batchbetaling? Dan hebben wij een specificatie van de batchbetaling nodig.

En vergeet niet: je hebt een bewaarplicht van 10 jaar na ontvangst van de subsidie.

5. Houd je uren bij en onderteken je urenregistratie binnen de projectperiode

Hoeveel uren besteed jij of je medewerker aan het project? Houd dit bij, zodat wij het kunnen controleren. Je vindt hier (kopje downloads) een format voor je urenregistratie. Het is belangrijk dat de urenregistratie door zowel de medewerker als de leidinggevende worden ondertekend binnen de projectperiode. En zorg ervoor dat we kunnen zien wie de handtekening heeft gezet en op welke datum.

Is er geen leidinggevende die kan tekenen, bijvoorbeeld omdat je een eenmanszaak hebt? Dan kun je je samenwerkingspartner of accountant laten tekenen. Neem contact met ons op als je twijfelt wie er moeten tekenen. Wij helpen je graag verder.

6. Lever loonstroken aan, dan checken wij het uurtarief

Heb je een VIA-subsidie aangevraagd? Dan berekenen wij de subsidiabele loonkosten door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met het uurtarief. Wij kunnen dit uurtarief berekenen op basis van de loonstroken van de eerste en de laatste maand waarin de medewerker uren voor het project heeft gemaakt. Is het loon in deze periode gewijzigd? Dan hebben we ook een loonstrook nodig van de eerste maand na de wijziging. En zorg ervoor dat het bruto jaarloon op de loonstrook staat.

Wij berekenen het uurtarief op basis van het bruto jaarloon. Hier tellen wij 32% bij op voor werkgeverslasten. Over dit nieuwe bedrag worden 15% overheadkosten berekend. De uitkomst delen we door 1720 uur op basis van een 40-urige werkweek. Bij de KEI-subsidie is er sprake van een afgesproken tarief, daarom is het niet nodig om loonstroken aan te leveren.

7. Zet het project op je website en hang een affiche op in je bedrijf

Wie Europese subsidie ontvangt heeft een publicatieplicht. Hier voldoe je aan door je project kort te beschrijven op je website. Voeg het logo van de Europese Unie toe en zorg ervoor dat het minimaal even groot is als de andere logo’s op de site. Het logo moet zichtbaar zijn bovenaan de pagina waar de beschrijving vermeld staat. Verder moet je een affiche met informatie over het project ophangen in je bedrijf. Kies een plek die goed zichtbaar is voor bezoekers en zorg dat het affiche minimaal A3-formaat is. Je vindt hier (kopje downloads) een format van het affiche.

Heb je meer hulp nodig?

We organiseren weer een bijeenkomst op donderdag 16 april. Klik hier voor meer informatie. Je kan je via deze link ook meteen aanmelden. Tot die tijd kun je onze website in de gaten houden voor meer artikelen zoals deze. Loop je vast? Dan kun je bellen naar 050 5224 908 of mailen naar ondernemersregelingen@snn.nl. Wij helpen je graag verder.

Alt
Inschrijven nieuwsbrief
bulb search chat calendar compass couple file-pdf map navicon organiser person phone piggy-bank play service thumbs-up timer tractor wall