VIA 2021 veelgestelde vragen

Op deze pagina vind je veelgestelde vragen over de VIA 2021 ontwikkelingsprojecten en VIA 2021 softwareontwikkeling. 

Documenten

  • Nee. Voor het indienen van een aanvraag zijn er documenten nodig die je met pen moet ondertekenen en inscannen.

    Tip: mogelijk kun je bij een copyshop of bij iemand die wel een printer heeft de documenten printen, ondertekenen en inscannen.

  • Maak dan een duidelijke foto van het document. Je kunt deze foto naar jezelf mailen, opslaan en vervolgens uploaden bij je aanvraag

  • Nee. Een fysieke handtekening is vereist (elke handtekening is dus uniek).  

  • Ja, dit mag indien je kunt aantonen dat de paraaf van de betreffende persoon is. Dit kan bijvoorbeeld met een parafenlijst met de paraaf van de persoon en de daadwerkelijke handtekening.

Ondertekening aanvraag

  • Nee, je hoeft het ondertekeningsformulier niet aan te leveren als je inlogt met eHerkenning. Maak je geen gebruik van eHerkenning? Dan moet je het formulier wél aanleveren bij je aanvraag.

  • Nee, als je inlogt met eHerkenning is het niet nodig om het ondertekeningsformulier aan te leveren bij je aanvraag.

Projectplan

  • Hiermee zorg je ervoor dat er geen belangrijke informatie over je project ontbreekt bij de aanvraag. Zo verloopt de beoordeling van je aanvraag sneller en soepeler.  

    Let op! Het is belangrijk dat je alle vragen in het projectplan overneemt en herkenbaar en in de aangegeven volgorde beantwoordt. 

  • We raden je sterk af om af te wijken van het format projectplan. Door af te wijken van het format loop je risico dat er benodigde informatie ontbreekt bij de aanvraag, waardoor de aanvraag niet compleet is. 

Machtiging

  • Wanneer je de aanvraag niet zelf indient, maar dit uitbesteed aan een intermediair (bijvoorbeeld je boekhouder of een subsidie adviseur), dan moet je daarvoor een machtiging af geven. Met deze machtiging geef je de intermediair toestemming om de aanvraag namens jou in te dienen. Het afgeven van een machtiging doe je met een machtigingsformulier.

    Je kunt het formulier downloaden op onze website. Ga op onze website naar de subsidie die je wilt aanvragen en klik op 'aanvragen'. Hier staan de documenten vermeld die je nodig hebt voor je aanvraag, waaronder het te downloaden machtigingsformulier.

  • De intermediair mag alleen de ondertekening van de aanvraag ondertekenen. 

Compleetheid van de aanvraag

  • Jouw aanvraag is compleet als alle gevraagde documenten bij de aanvraag zijn toegevoegd én deze correct en volledig zijn ingevuld en ondertekend. 

Bankafschrift

  • Wij vragen een bankafschrift om te kunnen controleren dat de uit te betalen subsidie ook daadwerkelijk op de rekening van de onderneming die de aanvraag indient wordt gestort.

  • Op het bankafschrift moeten wij de volgende gegevens kunnen zien: 

    • Het bankrekeningnummer (IBAN) van de onderneming die de aanvraag indient
    • De naam van de onderneming 
    • Het logo van de bank  

Verband van ondernemingen

  • In de meeste gevallen maakt de aanvrager deel uit van een verband van ondernemingen. Dit is het geval wanneer de onderneming geen zelfstandig bedrijf is. Een bedrijf verliest zijn zelfstandigheid wanneer er één of meer partnerondernemingen of verbonden ondernemingen zijn. 

  • Een partneronderneming bezit minstens 25% en hoogstens 50% van de aandelen of stemrechten van een andere onderneming of is voor minstens 25% en hoogstens 50% in bezit van een andere onderneming.

    Deze drempel van 25% geldt niet wanneer dat percentage in handen is van openbare participatiemaatschappijen, risicokapitaalmaatschappijen, personen die geregeld risicokapitaal beleggen, universiteiten of onderzoekscentra zonder winstoogmerk, of institutionele beleggers (met inbegrip van regionale ontwikkelingsfondsen) op voorwaarde dat deze niet als verbonden onderneming worden beschouwd. Een participatie- of risicokapitaalmaatschappij is een onderneming die specifiek als doelstelling heeft het nemen van participaties en deelnemingen in andere ondernemingen en eventueel het al dan niet deelnemen aan het bestuur van die ondernemingen. Op het moment dat de participatiemaatschappij meer dan 50% van de aandelen heeft, veranderd dit. Dan hebben zij in principe overheersende zeggenschap. In dit geval wordt de participatiemaatschappij een ‘verbonden onderneming’.

    Bij meer dan 50% spreken we van een verbonden onderneming.

  • Een onderneming beschouwen we voor de de-minimis als een verbonden onderneming als sprake is van zeggenschap over de andere onderneming(en). Als de ene onderneming zeggenschap heeft over een andere onderneming beschouwen we beide ondernemingen als één onderneming voor de de-minimis. Het maakt niet uit of de ondernemingen een fiscale eenheid zijn.

    In de de-minimisverordening is het als volgt beschreven:

    Eén onderneming omvat voor de toepassing van deze verordening alle ondernemingen die ten minste één van de volgende banden met elkaar onderhouden:

    a. één onderneming heeft de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van een andere onderneming;

    b. één onderneming heeft het recht de meerderheid van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een andere onderneming te benoemen of te ontslaan;

    c. één onderneming heeft het recht een overheersende invloed op een andere onderneming uit te oefenen op grond van een met die onderneming gesloten overeenkomst of een bepaling in de statuten van laatstgenoemde onderneming.

    d. 
    één onderneming die aandeelhouder of vennoot is van een andere onderneming, heeft op grond van een met andere aandeelhouders of vennoten van die andere onderneming gesloten overeenkomst als enige zeggenschap over de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van laatstgenoemde onderneming.

    Ondernemingen die via één of meer andere ondernemingen één van de in de eerste alinea, onder a. tot en met d., bedoelde banden onderhouden, worden ook als één onderneming beschouwd.

Juridische organisatiestuctuur

  • Met de juridische organisatiestructuur krijgen wij een volledig inzicht in het verband van ondernemingen van de onderneming die de aanvraag indient. Wij kunnen op basis van de structuur de volgende zaken toetsen: 

    • Welke ondernemingen mee moeten in de beoordeling voor de toets financiële moeilijkheden; 
    • Of er op basis van de mkb-cijfers voldaan wordt aan de definitie van een mkb-onderneming;  
    • Of er nog bijzonderheden zijn die we mee moeten nemen in de beoordeling van de aanvraag (wordt er bijvoorbeeld een deskundige ingehuurd die ook in het verband zit? Of is er een andere onderneming in het verband van ondernemingen die al eerder een aanvraag heeft ingediend?). 
    • Indien er een andere onderneming in het verband van ondernemingen ook kosten gaat maken voor het project dan kunnen wij in de structuur zien hoe deze ondernemingen met elkaar verbonden zijn. 
  • Dit bestaat uit de structuur van het verband van ondernemingen. Deze moet schematisch worden weergegeven inclusief de deelnemingspercentages. Per onderneming moeten de volgende gegevens worden genoemd op basis van de meest recente gegevens (voor elke onderneming voor hetzelfde jaartal): 

    • aantal fte;
    • de jaaromzet; 
    • het balanstotaal. 
  • In dit geval dien je de volgende gegevens van je onderneming aan te leveren (op basis van de meest recente gegevens):  

    • aantal fte; 
    • de jaaromzet; 
    • het balanstotaal. 

Mkb-toets

  • Je bent een mkb-onderneming wanneer:

    • er bij de onderneming minder dan 250 fte werkzaam zijn en
    • de jaaromzet de € 50 miljoen of
    • de jaarlijkse balanstotaal de € 43 miljoen niet overschrijdt

    Wanneer er binnen jouw onderneming meer dan 250 fte werkzaam zijn, ben je geen mkb-onderneming. Je bent ook geen mkb-onderneming wanneer jouw jaaromzet de € 50 miljoen en de balanstotaal de € 43 miljoen overschrijdt.

  • Je bent een micro-onderneming wanneer er bij jouw onderneming:

    • minder dan 10 fte werkzaam zijn en
    • je jaaromzet de € 2 miljoen of
    • je balanstotaal de € 2 miljoen niet overschrijdt
  • Je bent een kleine onderneming wanneer er bij jouw onderneming:

    • minder dan 50 fte werkzaam zijn en
    • je jaaromzet de € 10 miljoen of
    • je balanstotaal de € 10 miljoen niet overschrijdt
Bekijk alle vragen

De-minimissteun

  • De de-minimisverordening is een Europese Vrijstellingsverordening op grond waarvan onder andere subsidie kan worden verleend zonder dat dit staatssteun oplevert. De regeling op grond waarvan je subsidie aanvraagt valt hieronder. Je moet daarom een verklaring invullen hoeveel subsidie aan jouw bedrijf of groep van bedrijven is verleend. Je mag tot € 200.000,- aan de-minimis steun ontvangen over een bepaalde periode. 

    Voor de volgende branches gelden afwijkende bedragen: 

    • Visserij en aquacultuur - € 30.000,- 
    • Primaire productie van landbouwproducten - € 20.000,- 
    • Goederenvervoer over de weg voor derden - € 100.000,- 

    Meer informatie vind je op de website van Europa Decentraal 

Bekijk alle vragen

Jaarrekening

  • Een voorwaarde om voor subsidie in aanmerking te komen is dat je onderneming (of het verband van ondernemingen) niet in financiële moeilijkheden verkeert. Deze toets wordt uitgevoerd op basis van de gegevens uit de meest recente jaarrekening. Daarnaast kunnen wij uit deze jaarrekening opmaken of er voldoende vermogen is om het project financieel te kunnen dragen.  

  • In dit geval ontvangen wij graag een gedocumenteerde onderbouwing van hoe je de begrote kosten van het project gaat dragen. Dit kan door middel van de volgende documenten:

    • Kopie bankafschrift: hiermee kun je aantonen hoe de financiële situatie op dit moment is 
    • Aangifte IB (inkomstenbelasting): hiermee kun je aantonen hoeveel winst je hebt gemaakt
    • Openingsbalans: hiermee kun je aantonen hoe de financiële situatie op dit moment is
  • Ja, wij moeten beoordelen of er voldoende vermogen is om het project financieel te kunnen dragen. Wij graag een onderbouwing van hoe je de begrote kosten van het project gaat dragen. Dit kan door middel van (één van) de volgende documenten: 

    • kopie bankafschrift: hiermee kun je aantonen hoe de financiële situatie op dit moment is;  
    • aangifte IB (inkomstenbelasting): hiermee kun je aantonen hoeveel winst je hebt gemaakt; 
    • openingsbalans: hiermee kun je aantonen hoe de financiële situatie op dit moment is. 
  • Ja:

    • Bij een zelfstandige onderneming lever je de meest recente enkelvoudige jaarrekening aan
    • Bij een verband van ondernemingen lever je de meest recente geconsolideerde jaarrekening op groepsniveau aan 
    • Als je onderneming korter dan 3 jaar bestaat ten tijde van het indienen van de aanvraag dan hoef je geen jaarrekening aan te leveren
    • Als je onderneming langer dan 3 jaar bestaat ten tijde van het indienen van de aanvraag dan ben je verplicht om een jaarrekening aan te leveren
  • In dit geval lever je alle enkelvoudige jaarrekeningen van de verbonden ondernemingen aan (van het meest recente jaar).

    En indien aanwezig kun je een consolidatiestaat (het samenvoegen van de cijfers) aanleveren op basis van de enkelvoudige jaarrekeningen van de groepsmaatschappijen. 

  • In de eerste plaats volstaat dit niet, tenzij de accountant een verklaring afgeeft waarin staat dat de definitieve cijfers niet zullen afwijken van de conceptcijfers. 

  • Ja. Als één van de ondernemingen binnen het verband van ondernemingen langer dan 3 jaar bestaat, dient de toets financiële moeilijkheden voor het gehele verband (>50% verbondenheid) te worden uitgevoerd. Voor deze ondernemingen lever je dus ook een jaarrekening aan (meest recent).

    Is er nog geen jaarrekening? Lever dan een beginbalans aan.

Kosten andere onderneming

  • De subsidie dient ten goede te komen aan de onderneming die de aanvraag indient. Als een partner- en/of verbonden onderneming binnen hetzelfde verband van ondernemingen ook kosten maakt voor het project, dan komen deze kosten alleen voor subsidie in aanmerking als:

    • De onderneming wordt toegevoegd aan de aanvraag middels een instemmingsverklaring. Met deze verklaring stemt je in dat de aangegeven onderneming mede-subsidie ontvanger wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een medewerker die vanuit een bovenliggende holding werkzaamheden verricht voor het project. Door het invullen van deze verklaring ga je akkoord met het toevoegen van deze partij aan de verleningsbeschikking. De onderneming die wordt toegevoegd aan de verleningsbeschikking wordt mede-subsidieontvanger of
    • De kosten worden doorbelast aan de onderneming die de aanvraag indient. Dit betekent dat de onderneming die de aanvraag indient uiteindelijk de betreffende kosten gemaakt en betaald heeft. Als bewijs van de doorbelasting moet een factuur en betalingsbewijs worden aangeleverd waaruit blijkt dat de kosten zijn doorbelast

Verklaring financiële moeilijkheden

  • Indien de onderneming die de aanvraag indient langer dan 3 jaar bestaat, dan mag deze onderneming of het verband van ondernemingen waar deze onderneming zich in bevindt niet in financiële moeilijkheden verkeren om in aanmerking te komen voor de subsidie. De verklaring financiële moeilijkheden is een ondersteunend document dat inzicht geeft of de onderneming of het verband van ondernemingen in financiële moeilijkheden verkeert. 
     
    Om te toetsen of de onderneming of het verband van ondernemingen in financiële moeilijkheden verkeert, dien je het beslisschema te doorlopen. De verklaring dien je volledig ingevuld en ondertekend aan te leveren bij het indienen van je aanvraag. Indien er sprake is van een verband van ondernemingen, dan dien je de verklaring in te vullen en te ondertekenen op groepsniveau.  

  • Het is dan helaas niet mogelijk om een VIA-subsidie aan te vragen. 

Offerte

  • Als je externe kosten gaat maken, dan dien je deze kosten te onderbouwen met een offerte (denk aan huurkosten of het inschakelen van een deskundige). Op basis van de offerte beoordelen wij:

    • In het geval van huurkosten: in hoeverre de huurkosten van belang zijn voor de uitvoer van het project
    • In het geval van het inschakelen van een deskundige: of de partij deskundig en onafhankelijk is en of de opgenomen werkzaamheden project gerelateerd zijn
    • Of de kosten marktconform zijn 
    • Een specificatie van de kosten.
      - In het geval van huurkosten: wat er gehuurd wordt, en voor welk bedrag en voor welke periode
      - In geval van het inschakelen van een deskundige: het aantal uren, het uurtarief en de activiteiten
    • De offerte moet gericht (geadresseerd) zijn aan de onderneming die de aanvraag indient
    • De kosten worden weergegeven exclusief BTW (er kan geen subsidie worden verstrekt over BTW)
    • De contactgegevens en het KvK-nummer van de onderneming die de offerte uitbrengt (dit voor de controle van de onafhankelijkheid. Daarnaast stelt de regeling dat de deskundige ingeschreven dient te zijn in het Handelsregister)

    Bij het ontbreken van bovengenoemde informatie wordt de offerte helaas als ongeldig verklaard.

Voorschot

  • Je kunt in het eLoket een voorschotverzoek aanvragen. 

  • Wanneer je akkoord krijgt op jouw subsidieaanvraag, ontvang je de verleningsbeschikking. Ook krijg je dan standaard een werkvoorschot van 40% van de subsidie.

    Daarnaast kun je nog een tweede voorschot aanvragen op basis van de gemaakte en betaalde kosten. Dit kan tot maximaal 40% van de verleende subsidie.  

  • Nee. In dit geval declareer je alleen nog de gemaakte en betaalde kosten die gemaakt zijn na het voorschotverzoek.

Wijzigingsverzoek

  • Is er gedurende de uitvoering van het project sprake van een wijziging? Of heb je meer tijd nodig om het project uit te voeren? Dien dan een wijzigingsverzoek in. Je kunt dit doen in het eLoket. Wij zullen de wijziging vervolgens beoordelen.  

  • In de voorwaarden van de subsidie staat binnen welke termijn het project moet zijn uitgevoerd. Als je nog geen gebruik hebt gemaakt van deze maximale uitvoeringstermijn, dan kun je met een wijzigingsverzoek verlenging aanvragen. Zorg bij je verzoek tot verlenging voor een goede onderbouwing. Wij zullen de wijziging vervolgens beoordelen.

  • Het is mogelijk om tijdens het project een andere externe deskundige in te huren. Hiervoor kun je een wijzigingsverzoek indienen met de offerte van de nieuwe externe deskundige. Wij zullen vervolgens beoordelen of er sprake is van onafhankelijkheid en deskundigheid.

    In bepaalde gevallen is het mogelijk dat je zelf de vrijgekomen uren gaat vullen. Ook dan moet je dit doorgeven middels een wijzigingsverzoek. Hierin moet een motivatie staan waarin duidelijk wordt dat je zelf de kennis en kunde bezit om de werkzaamheden uit te voeren.

  • • Hoger: de subsidie wordt nooit hoger vastgesteld dan de verleende subsidie
    • Lager: de subsidie wordt vastgesteld op basis van de gemaakte en betaalde kosten

Vaststelling

  • Nee. In dit geval declareer je alleen nog de gemaakte en betaalde kosten die gemaakt zijn na het voorschotverzoek.

  • De subsidiabele loonkosten worden berekend door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met het uurtarief. Het uurtarief wordt berekend op basis van de loonstroken van de eerste en de laatste maand waarin de medewerker uren voor het project heeft gemaakt.

    Is het loon in deze periode gewijzigd? Dan hebben we ook een loonstrook nodig van de eerste maand na de wijziging. Zorg ervoor dat het bruto jaarloon op de loonstrook staat.

  • Dit wordt berekend op basis van het bruto jaarloon. Hier tellen wij 32% bij op voor werkgeverslasten. Over dit nieuwe bedrag worden 15% overheadkosten berekend. De uitkomst delen we door 1720 uur op basis van een 40-urige werkweek.  

  • Je kunt per medewerker een regel aanmaken voor de periode waarbij er sprake is van hetzelfde uurtarief. Als er sprake is van een wijziging in het loon dan kun je deze uren in een nieuwe regel aanmaken.

    Bijvoorbeeld:
    Medewerker X:
    - Januari 2020 tot en met juli 2020: 300 uur voor een uurtarief van € 30,16
    - Augustus tot en met december: 100 uur voor een uurtarief van € 34,00

  • De medewerker en de leidinggevende moeten de urenregistraties ondertekenen. De leidinggevende is iemand die tekenbevoegd is vanuit zijn/haar functie om de uren van de medewerker te accorderen.

    Als er geen leidinggevende is, bijvoorbeeld in het geval van een eenmanszaak, dan kunnen de uren
    geaccordeerd worden door bijvoorbeeld de samenwerkingspartner binnen het project of de huisaccountant.

    Tip: let op dat wij kunnen zien van wie de handtekening is en op welke datum de handtekening is gezet.  

  • Dit kan door er bijvoorbeeld een liniaal naast het affiche te houden of andere objecten waaruit blijkt wat de grootte van het affiche is. 

  • • naam en adres van je bedrijf
    • naam en adres van de leverancier of deskundige
    • datum
    • factuurnummer
    • het bedrag exclusief btw
    • omschrijving van de geleverde goederen of diensten

  • • betalingskenmerk zodat we weten om welke factuur het gaat
    • hetzelfde bedrag als op de factuur
    • de datum van betaling
    • dat jouw bedrijf de factuur heeft betaald
    • naam van het bedrijf dat je betaalt
    • dit moet dezelfde naam zijn als op de factuur

  • Een batchbetaling is een betaling van meerdere facturen in één keer. In dit geval lever je naast het betaalbewijs van de batchbetaling ook de batchbetalingslijst aan. Uit de batchbetalingslijst blijkt uit welke facturen en bedragen de batchbetaling is opgebouwd. Wij kunnen dan controleren of de factuur is opgenomen in de batchbetaling. 

  • Ja. Je hebt een bewaarplicht van 10 jaar na ontvangst van de subsidie. 

Vragen?

Staat je vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.

We zijn telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8:30 - 17:00 uur.

Mail met SNN   (050) 5224 908

bulb search chat calendar compass couple file-pdf map navicon organiser person phone piggy-bank play service thumbs-up timer tractor wall